Aktendigitalisierung Jugend- und Sozialamt

Beschafft wird die Digitalisierung von ca. 500 laufenden Metern Fachakten des Jugend- und Sozialamts der Stadtverwaltung Pforzheim, einschließlich Logistik, Transport, Aufbereitung, Sortierung, Übermittlung der digitalen Daten, teilweiser Rücklieferung sowie anschließender datenschutzkonformer Vernichtung der Papieroriginale.

Die Leistungen sind an den Standorten Marktplatz 4, Östliche Karl-Friedrich-Straße 2 (Altes Rathaus), Östliche Karl-Friedrich-Straße 9, Östliche Karl-Friedrich-Straße 37a, Schloßberg 15, Turnstraße 1, Westliche Karl-Friedrich-Straße 7, Westliche Karl-Friedrich-Straße 31 und Zehnthofstraße 10-12 in Pforzheim zu erbringen.

Zu digitalisieren sind überwiegend ein- und beidseitig beschriebene Dokumente im Format DIN A4 sowie vereinzelt DIN A3, DIN A5 und DIN A6 aus dem Zeitraum 1970 bis 2026, wobei ca. 4.000.000 Blatt doppelseitig zu erfassen sind.

Die Aktenbestände liegen in verschiedenen Aufbewahrungssystemen wie Hängemappen, Stehordnern und Badischer Aktenheftung vor und umfassen Sozialhilfe-, Eingliederungshilfe-, Betreuungs-, Wohngeld-, Vormundschafts-, Pflegschafts- und HzE-Akten.

Der Import der digitalisierten Daten hat über die Transferplattform des Auftraggebers in das bestehende Dokumentensystem enaio der Version 11.10 des Herstellers Optimal Systems zu erfolgen.

Für Transport und Verpackung sind verschließbare, vollflächig geschlossene, stabile und gegen unbefugten Zugriff gesicherte Behältnisse wie Datenschutzcontainer oder Sicherheitsbehälter bereitzustellen.