Scandienstleitungen Aktenarchiv - Bauaufsicht

Die Bauakten der Bauaufsicht der Stadt Bergisch Gladbach sollen digitalisiert und in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem importiert werden. In diesem Zusammenhang sollen die gesamten Bauakten der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht digitalisiert und in das vorhandene DMS (enaio der Firma Optimal Systems) importiert werden. Die Abteilung 6-63 - Bauaufsicht erhofft sich dadurch sowohl Platzeinsparungen als auch eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung. Die Auftragsvergabe soll für einen Zeitraum von drei Jahren erfolgen. Der geplante gesamte Scan-Umfang des Bauaktenarchivs beträgt geschätzt ca. 40.000 Bauakten und ca. 4.000 Altakten. Der Auftrag soll in einem Zeitraum von drei Jahren erfolgen. Folgende Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung des Bauaktenarchivs sollen abgerufen werden: - Verpackung und Abtransport der Papierakten - Digitalisierung der Schriftstücke und Erfassung von Metadaten - Bereitstellung der elektronischen Dokumente und Daten zum Import in das enaio-DMS - Vernichtung der Papierakten bzw. teilweise Rückgabe der Papierakten